Pfingstturnier im Fußballverein organisieren: Checkliste für den Vorstand

Pfingsten 2026 fällt auf den 24. und 25. Mai, also auf das kommende Wochenende. Wenn du als Vorstand gerade auf den Kalender schaust und merkst, dass das Pfingstturnier eigentlich schon längst durchgeplant sein müsste, bist du nicht allein. Bei vielen Vereinen wird die Organisation in den letzten zehn Tagen besonders hektisch.

Mit einer klaren Reihenfolge bekommst du den Rest noch sauber hin. Diese Checkliste geht die Punkte durch, die jetzt anstehen, von der Gastvereins-Bestätigung bis zur Schiedsrichter-Einteilung am Pfingstmontag.

Gastvereine, Spielplan und Plätze bestätigen

Bevor du an Kuchen, Würstchen oder Pokale denkst, muss das sportliche Grundgerüst stehen.

Gastvereine final zusagen lassen. Ruf bei den Jugendleitern an, die noch nicht geantwortet haben, und sammle pro Mannschaft folgende Infos ein: Ansprechpartner mit Handynummer, voraussichtliche Spielerzahl, Trikotfarbe und ungefähre Ankunftszeit. Plane für jede Altersklasse einen Ersatz im Hinterkopf ein. Es kommt regelmäßig vor, dass eine Mannschaft am Donnerstag vorher absagt, weil zu viele Kinder krank oder im Pfingsturlaub sind.

Spielplan erstellen. Je nach Mannschaftszahl funktioniert ein Modus mit zwei Gruppen und Platzierungsspielen oder ein Jeder-gegen-jeden. Für Bambini wird nach DFB-Leitlinien ohne Tabelle und ohne Sieger gespielt, jedes Kind bekommt am Ende eine Medaille. Bei F-Jugend reichen Spielzeiten von sieben bis acht Minuten, bei E-Jugend zweimal sieben Minuten mit kurzer Pause. Drucke den Spielplan in DIN A3 aus und häng ihn an Cafeteria, Eingang und Spielfeld. Eine PDF-Version geht zusätzlich per WhatsApp an die Mannschaftsbetreuer.

Plätze einteilen. Wenn du nur einen Großplatz hast, teilst du ihn für die Jugend in zwei oder drei Kleinfelder auf. Markierungshütchen, mobile Mini-Tore und Eckfahnen müssen mit dem Platzwart am Samstag vorher aufgestellt werden. Klär jetzt, wer welchen Schlüssel hat und wer am Pfingstmontag um 7 Uhr aufschließt. Falls ihr eine Halle als Schlechtwetteralternative habt, bestätige die Reserve-Buchung beim Hausmeister.

Schiedsrichter einteilen. Bei einem Bambini- und F-Jugend-Turnier reichen erwachsene Vereinshelfer mit Pfeife, bei E-Jugend aufwärts solltest du echte Schiedsrichter haben. Frag jetzt bei euren aktiven Vereinsschiris an, ob sie am Pfingstmontag verfügbar sind. Plane pro Platz einen Schiri und einen Springer für Pausen oder Ausfälle ein. Aufwandsentschädigung und eine Brotzeit gehören dazu, das machst du transparent im Voraus aus.

Spielberechtigung und Mannschaftslisten. Bei E-Jugend aufwärts möchte der Schiedsrichter vor Anpfiff eine Mannschaftsliste sehen. Sag den Gastvereinen vorab klar, ob Spielerpässe vorgelegt werden müssen oder eine schriftliche Liste mit Namen und Geburtsdaten reicht. Bei D-Jugend und älter prüfe vor dem Turnier, ob euer Kreisjugendausschuss eine Anmeldung des Turniers verlangt. Wer das vergisst, riskiert nach dem Turnier ein klärendes Gespräch beim Verband.

Genehmigungen, Versicherung und Helfer

Das ist der Block, den viele Vereine zu spät anpacken. Wenn hier was fehlt, wird es teuer oder unangenehm.

Schank- und Verkaufsgenehmigung. Wenn ihr Bier oder andere Getränke ausschenkt und keine eigene Konzession habt, brauchst du eine vorübergehende Gestattung vom Ordnungsamt. Ruf am Montag oder Dienstag dort an. Viele Gemeinden machen das für Vereinsveranstaltungen unbürokratisch, aber gemeldet werden muss es.

Versicherung melden. Die normale Vereinshaftpflicht deckt nicht automatisch jede Veranstaltung mit Gastvereinen ab. Ruf beim Versicherungsmakler oder beim Landessportbund an und meld das Turnier formal an. Bei den meisten Sammelversicherungen ist ein Pfingstturnier mitversichert, die Meldung ist trotzdem nötig.

Parken und Anwohner. Wenn zwölf Gastmannschaften plus Eltern anreisen, steht der ganze Ort voll. Klär mit der Gemeinde, ob ihr Wiesen oder einen Schulhof als Behelfsparkplatz nutzen dürft, und informiere die direkten Anwohner per Aushang oder Brief eine Woche vorher. Das spart am Pfingstmontag den Anruf der Polizei.

Sanitäter organisieren. Wenn ihr keinen ausgebildeten Sanitäter im Verein habt, ruf beim DRK, Malteser oder Johanniter an. Erste-Hilfe-Koffer, Kühlpacks und eine Liste mit Notrufnummern gehören sichtbar an den Sanitätsplatz.

Helferplan finalisieren. Erstelle eine Schichtenliste für Aufbau, Eingang, Cafeteria, Kuchen- und Getränketheke, Grill, Ergebnisaushang, Sanitätsposten und Abbau. Wichtig: volljähriges Personal am Bierausschank. Frag Helfer persönlich an, eine Doodle-Liste oder ein Aushang im Vereinsheim funktionieren ergänzend. Die meisten Vereinseltern machen mit, wenn sie konkret gefragt werden und wissen, was auf sie zukommt.

Bewirtung, Pokale und Ablauf am Pfingstmontag

Wenn die Basis steht, geht es an die Stimmung. Hier entscheidet sich, ob die Gastvereine nächstes Jahr wiederkommen.

Bewirtung planen. Bratwurst, Pommes oder Steak vom Grill, dazu Kuchen von den Eltern, Kaffee, Saftschorlen, Wasser und Bier. Mach jetzt einen Aushang oder eine WhatsApp-Umfrage in den Mannschaftsgruppen, wer einen Kuchen oder Salat beisteuert. Lieber etwas zu viel als zu wenig bestellen.

Pokale, Medaillen und Urkunden. Wenn du jetzt erst dran denkst, ist es knapp, aber machbar. Ruf direkt beim Pokalshop in der Nähe an und frag nach Lieferzeit. Für ein Jugendturnier reichen Medaillen für jeden Teilnehmer plus drei Pokale pro Altersklasse, bei Bambini eine Medaille für jedes Kind ohne Platzierung. Urkunden mit Vereinsnamen und Platzierung kannst du am Pfingstsonntag selbst am PC drucken.

Ablauf am Turniertag. Eine bewährte Struktur:

1. Ab 7 Uhr Aufbau durch das Vereinsteam
2. Ab 8:30 Uhr Ankunft der Gastvereine, Empfang, Mannschaftslisten-Check
3. 9 Uhr kurze Begrüßung durch den Vorsitzenden oder Jugendleiter
4. 9:15 Uhr Anpfiff Bambini und F-Jugend
5. Vormittags und mittags Wechsel zur E-Jugend und gegebenenfalls D-Jugend
6. Direkt nach jedem Altersklassen-Finale die Siegerehrung
7. Ab 17 Uhr Ausklang, Abbau ab 18 Uhr
8. Dienstag: Endreinigung, Müll, Mietgegenstände zurückgeben

Plane für den Vorstand selbst eine Pause ein. Wenn du den ganzen Tag durchspurtest, hast du am Nachmittag keine Energie für die Gastvereine und die Ehrungen.

Nachbereitung. In den Tagen nach Pfingsten: Dankesnachricht an Gastvereine, Schiedsrichter, Sanitäter und Helfer. Fotos auf der Vereinshomepage, wenn die Einwilligungen vorliegen. Kurze Manöverkritik im Vorstand. Diese Stunde sorgt dafür, dass das Pfingstturnier 2027 einfacher wird.

Entspannt durchs Pfingstwochenende

Ein Pfingstturnier lebt davon, dass die Reihenfolge stimmt. Wenn diese Woche die Gastvereins-Zusagen, der Spielplan, die Genehmigungen und der Helferplan stehen, kann am Pfingstmontag wenig schiefgehen. Selbst wenn das Wetter umschlägt oder eine Mannschaft kurzfristig absagt, hast du dann Puffer im System.

Wenn die jährliche Zettelwirtschaft mit Spielplänen, Helferlisten und Mannschaftskontakten dich nervt, schau bei bolzplatz.club vorbei. Wir bauen eine Plattform für Fußballvereine: Mitgliederverwaltung, Trainingsplanung und Spielerkoordination an einem Ort. Setz dich auf die Warteliste und sei einer der ersten Vereine, die loslegen. Bis dahin: viel Erfolg beim Turnier.