Sommerpause im Fußballverein: Was der Vorstand jetzt im Mai vorbereiten muss

Die Rückrunde läuft auf den letzten Spieltag zu, im Vereinsheim wird schon über das Saisonende geredet. Gleichzeitig fragen die ersten Trainer: “Wann ist eigentlich Trainingsstart?” Mitte Mai ist der richtige Moment, die Sommerpause sauber durchzuplanen. Wer jetzt nichts macht, hat im Juli das übliche Chaos: Trainer im Urlaub, niemand weiß, wer den Platz mäht, und die Verbandsmeldung ist auch noch offen.

Hier ist eine praktische Übersicht, was du als Vorstand jetzt vorbereiten kannst, damit die Pause für alle wirklich eine Pause wird.

Trainings- und Mannschaftsorganisation: Übergaben jetzt klären

Das größte Risiko in der Sommerpause sind nicht die freien Wochen, sondern die ungeklärten Übergaben davor und danach. Setz dich in den nächsten zwei Wochen einmal mit allen Trainern zusammen, bevor die ersten in den Urlaub starten.

Folgende Punkte gehören auf den Tisch:

• Letztes Training und Trainingsstart festlegen. Schreibt für jede Mannschaft konkret auf, wann das letzte Training vor der Pause ist und wann die Vorbereitung beginnt. Bei den Aktiven oft drei bis vier Wochen Vorbereitung, bei den Jugendmannschaften je nach Altersklasse kürzer.
• Trainerwechsel sauber übergeben. Wenn ein Trainer in der neuen Saison eine andere Mannschaft übernimmt oder ein neuer dazukommt, muss die Übergabe vor der Pause stattfinden. Spielerlisten, Telefonnummern der Eltern, Stand der Trainingsinhalte. Das gerät nach sechs Wochen Pause sonst komplett durcheinander.
• Vertretungen für die Vorbereitung. Klär jetzt, wer in den ersten zwei Wochen der Vorbereitung das Training leitet, falls dein Cheftrainer noch im Urlaub ist. Im Juli darüber zu reden ist zu spät.
• Trainingslager anmelden. Wenn ihr ein Trainingslager plant, sind die guten Sportheime und Plätze schon längst gebucht. Aber die Anmeldung der Spieler, die Elternfreigaben und die Bezahlung laufen im Mai und Juni. Mach eine klare Frist, bis wann jeder zusagen muss.
• Vorbereitungsspiele organisieren. Termine, Gegner, Schiedsrichteranfragen. Vor allem für die Jugend solltet ihr früh wissen, wer wann gegen wen spielt, damit Eltern planen können.

Ein Tipp aus der Praxis: Erstell eine einfache Tabelle mit allen Mannschaften, Trainerverantwortlichen, letztem und erstem Trainingstag und Telefonnummer für den Notfall. Diese eine Seite spart dir im Sommer viele Anrufe.

Platzpflege, Verbandsmeldungen und Verwaltung

Während die Mannschaften pausieren, läuft im Hintergrund die wichtige Arbeit. Hier sind die Themen, die der Vorstand jetzt anschieben sollte.

Platzpflege organisieren. Der Rasenplatz braucht auch im Sommer Pflege. Wenn dein Platzwart in den Urlaub fährt, muss klar sein, wer mäht, wer beregnet, wer die Tore prüft. Schreib einen Pflegeplan für die sechs bis acht Wochen Pause auf, mit Namen und Telefonnummern. Falls ihr einen Kunstrasen habt, sind die Sommerwochen gut für die Tiefenreinigung, weil der Platz nicht bespielt wird.

Verbandsmeldungen für die neue Saison. Je nach Landesverband sind die Fristen für die Mannschaftsmeldungen unterschiedlich, oft im Mai oder Juni. Prüf jetzt, welche Mannschaften ihr im neuen Spieljahr meldet, ob es Spielgemeinschaften gibt und ob die Passnummern aktuell sind. Wer das verschläft, riskiert, dass eine Mannschaft nicht eingeteilt wird.

Schiedsrichter-Soll prüfen. Viele Vereine müssen eine Mindestzahl an aktiven Schiedsrichtern stellen. Die Sommerpause ist der richtige Zeitpunkt, um zu schauen: Reichen unsere Schiris, oder müssen wir jemanden zum Lehrgang schicken?

Mitgliedsbeiträge und Abrechnungen. Die Sommerpause ist meist auch der Moment, in dem man Mitglieder verliert oder gewinnt. Schick jetzt schon die Abmelde-Erinnerungen mit Frist raus, damit du im Juli nicht hinterherrennst. Wer zum 30. Juni kündigen will, soll das jetzt machen, dann hast du im August saubere Listen.

Vereinsheim und Material. Trikots einsammeln, Bälle zählen, schauen was kaputt ist und was neu gebraucht wird. Mach eine Materialinventur vor der Pause und bestell rechtzeitig nach. Sportartikel-Lieferzeiten sind im Sommer manchmal lang.

Termine für die neue Saison festlegen. Mitgliederversammlung, Sommerfest, Saisoneröffnung, Vorstandssitzungen. Wenn diese Termine vor der Pause stehen, kann jeder im Urlaub planen, und niemand sagt im September: “Davon hat mir keiner was gesagt.”

Kommunikation in der Pause: Erreichbarkeit klar regeln

Das wird oft unterschätzt: In der Sommerpause sind nicht alle weg, aber niemand weiß, wer wann erreichbar ist. Eltern wollen wissen, ob ihr Kind beim Sommerturnier mitspielen kann, neue Spieler fragen wegen Probetraining an, und der Platzwart braucht eine Genehmigung für eine Reparatur.

Was sich bewährt:

• Eine zentrale Erreichbarkeit benennen. Ein Vorstandsmitglied übernimmt für jede Pausenwoche die Anfragen. Veröffentlicht das auf der Website und im WhatsApp-Status, dann weiß jeder, an wen er sich wenden kann.
• Eine letzte Info-Mail vor der Pause. Bevor die Pause beginnt, schick eine kurze Mail oder Nachricht an alle Mitglieder mit den wichtigsten Daten: letztes Training, erstes Training, Trainingslager, Sommerfest, Notfallkontakt. Eine Seite reicht.
• Aufnahme neuer Mitglieder regeln. Im Sommer wechseln viele Spieler den Verein. Hab einen Plan, wer neue Anfragen entgegennimmt, wer Probetrainings genehmigt und wer die Anmeldeformulare bearbeitet. Sonst gehen euch genau in dieser Phase Spieler verloren, weil niemand antwortet.
• Social Media nicht ganz einschlafen lassen. Ein paar Beiträge zur Saisonzusammenfassung, ein Foto vom letzten Spiel, ein Hinweis auf den Trainingsstart. Das hält den Verein sichtbar, ohne dass jemand im Urlaub durcharbeiten muss.

Wenn diese drei Bereiche, also Trainingsorganisation, Verwaltung und Kommunikation, jetzt im Mai sortiert sind, wird der August euer entspanntester Saisonstart seit Jahren.

Lust auf weniger Zettelwirtschaft im Sommer?

Wenn du gerade beim Lesen gedacht hast “Genau diese Übergaben und Listen sind jedes Jahr unser Problem”, dann lohnt sich ein Blick auf bolzplatz.club. Wir bauen gerade eine Plattform, die für Fußballvereine wie deinen gemacht ist: Trainingsverwaltung, Mitgliederverwaltung und Mannschaftsorganisation an einem Ort, ohne komplizierte Software für IT-Profis.

Setz dich gern auf die Warteliste, dann melden wir uns, sobald du als einer der ersten Vereine loslegen kannst. Bis dahin: Genießt die letzten Spieltage und nutzt den Mai. Eure Sommerpause wird es euch danken.